+7 (3952) 201-825 г. Иркутск, ул. Карла Маркса, д. 38, оф. 201 e-mail: melent.profi@gmail.com
Схема проезда

Как распределить ответственность в проекте?

Часто ли вы сталкивались с тем, что дело не двигается, потому в команде не определены роли и границы ответственности?

Инструмент, который мы рассмотрим позволяет распределить ответственность таким образом, чтобы каждый знал, что именно, как и в какой последовательности он должен сделать.

Название инструмента - «Матрица РОКИ». И это вовсе не боксёр, с высокими навыками убеждения, а блок схема процесса:
Участники процесса;
Роли каждого из участников в этом процессе.

Используя матрицу, мы получим ответы на вопросы: в какой последовательности, Кто и Что должен сделать?

Сначала мы определяем список действий, последовательное выполнение которых приведёт процесс к нужному результату. Их последовательность нужно записать в блок схему по вертикали.

Затем – по горизонтали - список всех, кто принимает участие в процессе.

На пересечении действия и участника возникает роль, которую он должен выполнять в данном процессе. Роли, которые будут выполнять сотрудники: Р – Руководитель [процесса] – сотрудник, который отвечает за конечный результат процесса. А, точнее за соответствие полученного результата плану. Для одного процесса может быть назначен только один ответственный за результат - иначе произойдёт размывание ответственности и результат не будет получен. О – Ответственный [исполнитель] – сотрудник, задача которого – делать. Он выполняет работу. Может быть несколько исполнителей. Важно, чтобы каждый знал какую часть процесса он должен выполнить. К – Консультирующий – сотрудник, в нужный момент, сообщающий участникам процесса информацию необходимую для того, чтобы процесс достиг результата. За редким исключением, консультирующий не даёт инструкции исполнителям по тому, что и как они должны сделать, чаще его задачи: дать сигнал исполнителю к началу его действий, дать обратную связь по правильности исполнения задачи. И – Информируемый – сотрудник, который должен получить информацию (сообщение, отчёт) в ходе выполнения данной операции, либо её завершению. Информируемым часто является тот сотрудник, который будет отвечать за процесс/результат следующего процесса. Один участник процесса может выполнять до трёх ролей одновременно.

 

 

 

 

А теперь, на примере вашей компании попробуйте описать таким образом любой из существующих у вас процессов. Скажем, процесс закупок сырья, если вы что -то производите, или процесс создания регламентов, если вы внедряете у себя стандарты.

Не сложно, правда? Для описания процесса, вам потребовался всего один листок А4 и 10 минут времени.

Фокус в том, что РОКИ максимально компактно и просто описывает сложный процесс, в котором занято несколько сотрудников или даже служб. Упрощает процедуру согласования и ознакомления. И, самое главное – делает процесс стандартным. С момента внедрения РОКИ резко снизится количество ситуаций, когда всё вроде бы было всем понятно, но, почему -то, результата так и не достигли. Особенно это показательно при реализации проектов.

Второй уровень – это анализ существующих процессов методом РОКИ по горизонтали и вертикали.

Итак, после того, как все существующие процессы, требующие чёткости в распределения ответственности стандартизированы, можно приступить ко второму этапу: Улучшение.

Анализируя существующие матрицы по горизонтали и вертикали мы можем выявить возможности улучшения:

По вертикали:

Возможность

Вопрос, на который нужно найти ответ

Избыток «Р» или «О»

Не слишком ли много действий возложено на одного человека?

Отсутствие «О» или «Р»

Целесообразно ли участие данного сотрудника в процессе?

Вне компетенций

Какие знания и навыки нужны человеку, чтобы указанная роль была выполнена?

Кто может выполнить эту роль?

По горизонтали:

Возможность

Вопрос, на который нужно найти ответ

Отсутствие «Р» или «О

Как сократить количество исполнителей без потери качества?

Избыток «О»

Как сократить количество исполнителей без потери качества?

Избыток ролей

Не будет ли лучше разделить этот сложный процесс?

 

Когда вы это сделаете, возможно, у вас уменьшится количество участников, или поменяются роли – посмотрите на процесс с позиции ценности – где и как она создаётся? Что в процессе добавляет ценность, а что нет? Оптимизируйте!Третий уровень: Комбинируйте РОКИ с инструментами стандартизации, планирования и контроля: Особенно это удобно при внедрении нового процесса, проекта. - РОКИ + Рабочая инструкция. Вставляйте её в тот раздел, где вы распределяете ответственность. - РОКИ + Чек лист. Так вы можете отслеживать выполнение ключевых пунктов сложного процесса, по результатам каждого шага. - РОКИ + план – график: фиксируйте выполнение каждого шага ответственным по датам.

Что вы получаете на выходе: удобный и компактный (1 лист А4) инструмент, одновременно выполняющий функции и рабочей инструкции, и инструмента обучения новых сотрудников.

Каждый вновь приходящий сотрудник может ознакомиться со своими обязанностями в выбранном процессе в течении пяти минут (включая время на объяснение принципа работы стандарта).

И, самый главный бонус: Каждый сотрудник очень быстро сможет понять: Что он (по горизонтали) в какой последовательности (по вертикали) должен сделать (на пересечении горизонтали и вертикали) для того, чтобы выполнить свою функцию, за которую он, получит свои деньги. Как внедрять РОКИ: Определить внутренние процессы, для которых целесообразна разработка РОКИ; Обучить команду разработчиков; Дать задание разработчикам, поставить сроки выполнения; Проконтролировать процесс разработки, Проанализировать полученные РОКИ с точки зрения актуальности и применимости; Согласовать разработанную РОКИ со всеми участниками; Утвердить и внедрить приказом по организации; Обучить команду исполнителей; Разместить матрицу РОКИ в общедоступном мете, в том числе в электронном виде; Организовать контроль за выполнением стандарта, добиться вовлечённости; Улучшаться. Разрабатывать РОКИ, на первом этапе, должны руководители.

PS: намного проще внедрять РОКИ, если управление вашей организацией приведено в систему.

Кстати, если системы ещё нет – начните её создание вместе с РОКИ!

Автор статьи Антон Просекин, консультант, бизнес-тренер

 

Рекомендуемые статьи